オフィス移転を不動産・建築・実行まで一体支援した事例

プロジェクト概要（Before → After）

ご相談前（Before）

• 港区六本木の古いビル2フロア、約40坪を利用していた
• 駅からの距離が遠いことや、水回りのトラブルなど、日常的な不便を感じていた
• 今後の増員を見据えると、現在のオフィスでは手狭になることが想定された
• 東京駅近郊への移転を希望していたが、物件探し以外にも多くの検討事項があった
• 本国への説明に必要な予算・工程・作業項目を整理する必要があった

プロジェクト実施後（After）

• 都心の利便性と業務拡大を考慮し、約120坪・1フロアのオフィスへ移転
• 移転先の賃貸借契約を締結し、現在は内装工事を進行
• 物件選定だけでなく、予算・工程・内装・各種手続きまで一体的に整理
• 本国への説明を意識した比較資料やプロジェクト管理を支援
  
• 旧オフィスの明渡しから新オフィスの稼働まで、移転プロジェクト全体をサポート

 

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◇プロジェクトの詳細

１）相談者の状況

法人の代表者から、次のようなご相談をいただきました。

「現在のオフィスは建物が古く、水回りのトラブルも多いため、環境を改善したいと考えています。また、駅からもかなり歩くため、社員の通勤やお客様のご案内、本国から来日する社員の利便性を考えると、もっと分かりやすく便利な場所へ移転したいと考えています。
今後は社員数も増えていく予定です。東京駅に近く、最寄り駅から徒歩5分程度で、100坪前後の1フロアを確保できるオフィスを探したいと考えています。
ただ、海外の本社にも移転計画を説明しながら進めなければならないため、物件を探すだけでなく、初期費用や移転費、内装費などを含めた予算や、プロジェクトの進行表、やるべきことを整理してもらいたいです。」

相談者プロフィール

相談者
* 外資系企業の日本法人代表者
* 社員数：約20名
* 今後も事業拡大・増員を予定

法人概要
* 世界的に事業を展開する医療機器メーカー
* 日本全国の医師を主な顧客とする
* 業績は右肩上がりで、今後も人員増加を予定

オフィスの現状と希望
* 現在は六本木の築年数が経過したビルに入居
* 約40坪、2フロアを利用
* 東京駅を起点に移動しやすい場所に移転したい
* 新オフィスは約100坪・1フロアを希望

今回のご相談は、単純な「オフィス移転先を探してほしい」というご依頼ではありませんでした。

事業が順調に拡大している中で、現在のオフィス環境が将来の事業規模に合わなくなりつつあり、社員の働きやすさだけでなく、全国から訪れる顧客、本国から来日する社員にとっても、より利便性の高い拠点が求められていました。

また、海外本社への説明・承認を得ながら進める必要があるため、日本国内の一般的なオフィス移転以上に、費用・工程・契約条件・作業内容を明確に整理することが重要なポイントとなりました。

２）抱えていた問題

今回の課題は、大きく分けると「現在のオフィスの問題」と「移転プロジェクトを進める上での問題」の二つでした。

現在のオフィスに関する課題
* 建物全体に古さを感じる
* 水回りのトラブルが多い
* 駅から距離があり、社員の通勤負担がある
* 初めて来訪する外国人に場所を説明しにくい
* 今後の増員を考えると、現在の規模では不足する可能性がある

移転プロジェクトに関する課題
* 東京駅近郊という条件に合う物件を探す必要がある
* 約100坪・1フロアという条件を満たす必要がある
* 賃料だけでなく保証金などの初期負担を把握する必要がある
* 内装工事費や引越し費用など、総額を事前に把握する必要がある
* 本国への説明に使用できる予算表が必要
* 移転までの工程を明確にする必要がある
* 法人の移転登記や関係先への案内など、細かな作業も多い
* 現オフィスの明渡しまで含めて管理する必要がある

特に重要だったのは、「良い物件を探すこと」と「移転プロジェクトを成功させること」は別の問題であるという点です。

物件を決めた後には、賃貸借契約、保証金、内装工事、引越し、各種届出、関係先への案内、旧オフィスの明渡しなど、多くの作業が発生します。

そこで私たちは、物件紹介だけにとどまらず、移転全体を一つのプロジェクトとして捉えて支援することにしました。

３）プロジェクトを実行するために確認したこと

まず、移転の目的と優先順位を整理しました。

単純に「東京駅に近いオフィス」という条件だけではなく、
* 社員の通勤利便性
* 顧客の来訪しやすさ
* 海外からの来訪者への分かりやすさ
* 今後の増員への対応
* 1フロアでの業務効率
* ビルのグレード
* 賃料・保証金などの初期コスト
* 内装工事費
* 移転費用
* 契約期間や定期借家契約のメリット・デメリット
などを確認しました。

また、外資系企業であることから、日本のオフィス賃貸市場における商慣習についても丁寧にご説明しました。

例えば、保証金は物件によって大きく異なりますが、一定規模以上のオフィスでは賃料の相当月数分を預けるケースがあります。

このような日本の不動産取引における一般的な考え方を本国側にも説明できるよう、単に「この物件が良い」という提案ではなく、なぜこの条件が必要なのか、なぜこの費用が発生するのかまで整理することを意識しました。

４）プロジェクトを実行した流れ

① 移転条件の整理

まず、現在のオフィスに対する不満と、将来の事業計画をヒアリングしました。
そのうえで、立地、面積、フロア、ビルグレード、賃料、交通利便性など、移転先に求める条件を整理しました。

↓

② 移転候補物件の比較・検討

条件に合う物件を探し、立地や面積だけでなく、ビルのグレード、契約条件、コストなどを比較。
本国側にも説明しやすいよう、候補物件を客観的に比較できる形で整理しました。

↓

③ 賃貸借契約・契約条件の確認

移転先候補について、賃料だけでなく、保証金、契約期間、定期借家契約のメリット・デメリットなどを確認。
日本のオフィス賃貸に不慣れな海外本社にも説明できるよう、契約条件について分かりやすく整理しました。

↓

④ 移転予算・プロジェクト工程の整理

物件取得にかかる初期費用だけでなく、
* 保証金
* 仲介等にかかる費用
* 内装工事費
* 引越し費用
* その他移転関連費用
などを含め、移転に必要となる費用を整理。
同時に、契約から内装、引越し、各種手続き、旧オフィスの明渡しまで、プロジェクト全体の工程を整理しました。

↓

⑤ 内装工事業者の選定・工事をサポート

移転先のビルグレードや企業イメージ、必要な機能を踏まえ、内装工事業者の選定をサポート。
現在は内装工事が進行しており、新しいオフィスでの業務開始に向けてプロジェクトを進めています。

↓

⑥ 各種手続き・旧オフィスの明渡しをサポート

オフィス移転では、引越しだけでなく、法人の移転登記、関係先への案内、各種住所変更など、多くの実務が発生します。
それらについても適切なタイミングを整理し、旧オフィスの明渡しまで含めてサポートしています。

５）プロジェクト実施の感想

今回のプロジェクトは現在も進行中ですが、移転先については契約を終え、現在は内装工事の段階まで進んでいます。

ご相談者様からは、
「物件を探すだけではなく、移転に必要な費用やスケジュール、契約についても一緒に整理してもらえるので、社内や本国への説明がしやすくなりました。何をいつまでに決めればよいのかが分かるようになったことも大きかったです。」
という趣旨のお言葉をいただいています。

私たちの感想

私たちは、オフィス移転は「新しい部屋を借りること」ではなく、企業のこれからの働き方や事業の成長を支える環境をつくるプロジェクトだと考えています。

今回も、単に駅に近く、面積の大きな物件をご紹介するのではなく、社員の通勤、顧客の来訪、本国からの来日、将来の増員、ビルのグレード、コスト、内装、契約条件など、様々な視点から移転先を検討しました。

現在、移転先として契約したオフィスは、当初の希望であった東京駅近郊から少し条件を広げて検討した結果、中央区日本橋エリアにある約120坪・1フロアとなりました。

当初の希望面積を上回るため、将来の増員にも対応しやすく、1フロアを一体的に利用できる点も、今後の事業展開を考えるうえで重要な選択となりました。

また、今回のような外資系企業の移転では、日本の不動産・建築に関する事情を海外本社へ分かりやすく伝えることも、プロジェクトを円滑に進めるための重要な役割になります。

私たちは、不動産を紹介して終わるのではなく、契約・建築・移転・各種手続きまで含め、お客様が本来の事業に集中できる環境をつくることも、不動産コンサルティングの大切な役割だと考えています。

現在は内装工事が進行中です。

新しいオフィスが完成し、企業のさらなる成長を支える拠点として稼働するまで、引き続きプロジェクト全体をサポートしてまいります。